ÖZELLEŞTİRME İDARESİ BAŞKANLIĞI
ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ
(*)
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam ve Tarifler
Amaç
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde
bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi
hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini,
herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba
uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının
temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin,
gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde
değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen
malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları
düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 1 inci
maddesi ile)Bu
Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı
Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin
Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde
sayılan kurum ve kuruluşları kapsar.
Tarifler
Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;
a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem
tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş
yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci
maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda
teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken,
Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal,
hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken
belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları
belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve
münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri,
iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik,
jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya,
düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin
ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal
özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter,
resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf,
film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri
ve malzemeyi,
b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden
zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını
kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl
geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve
tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası
kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı
milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu
ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait
oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve
belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri,
c) Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu
kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli
birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir
biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik
malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini
(Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında
bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),
d) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan
ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim
arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî
arşivleri,
e) Mükellefler: (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 2 nci maddesi
ile)28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına
Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında
Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü
Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve
kuruluşları,
f) Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu
kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile
tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana
getirdiği arşivleri,
g) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder.
İKİNCİ KISIM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması,
Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve
Yararlanma
Koruma Yükümlülüğü
Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim
etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her
türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî
düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla
yükümlüdürler.
Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin
korunması ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü
hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli
tedbirlerin alınmasından,
b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın
talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda
bulundurulmasından,
c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre
bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında
tutulmasından,
d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya
kimyevî maddelerin kullanılmasından,
e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu
tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden
f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde
düzenlenmesinden,
g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme 12-15
derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar.
Birim ve Kurum Arşivleri
Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için
“Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları
arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum
Arşivleri”ni kurarlar.
Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim
arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise,
kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş
ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel
Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv
malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin
görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine
Başbakanlık'ça kararlaştırılır.
Özel Arşivlerin Satın Alınması
Madde 7- Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde
bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün
tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir.
Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı
Madde 8- Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep
ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar
hâlinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv
malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli
izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine
Başbakanlık'ça verilir.
Arşivlerden Yararlanma
Madde 9- Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan
arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle,
arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya
verilemez.
Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin
görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde,
usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce
tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince
görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Yararlanma Usul ve Esasları
Madde 10- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 1 inci maddesi ile)
Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya
açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve
hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv
malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar
Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Birim Arşivi İşlemleri
Birim
Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması
Madde 11- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme,
birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar,
işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına
karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde
bir ayırıma tâbi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme,
ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
a) Birimi,
b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),
c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki
kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru
yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra
numarası,
esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil
numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına
ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.)
veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde
de buna göre bir yerleştirme yapılır.
Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle,
özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme,
bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat
sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin
şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli
bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik,
tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv
yerleştirmesi yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu
evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine
kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur.
Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme
sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde
gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı”
damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk Kontrolü
Madde 12- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek
malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle,
aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya
“Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama,
tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,
b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla
malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki
kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip
birleştirilmediğine,
c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde
dosyalanıp dosyalanmadığına,
d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve
dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu
işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip
ciltlenmediğine,
f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,
g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine,
devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait
olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin
veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının
etiketlenip etiketlenmediğine,
ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup
olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi
yetkili personelince müştereken yapılır.
Malzemenin Birim Arşivine Devri
Madde 13- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü
yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme,
müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive
devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde
devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın
tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında
mutabakat sağlanır.
(Mülga ikinci fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 2 nci
maddesi ile)
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine
getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk
kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile
yapılır.
Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme
Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza
edilir.
Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki
aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini
müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.
Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve
imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve
yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.
Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde
bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma
Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak
dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya
alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.
Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha
işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin
taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve
imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 inci maddesi
hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması
Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum
Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.
Kurum Arşivine Devretme
Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt
defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.
Kurum Arşivi İşlemleri
Uygunluk Kontrolü
Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden
geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen
biçimde tamamlanır.
Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin
dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır.
24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak
kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması,
kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve
ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin
ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama
Madde 23- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme,
siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak
kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga,
evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç
kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki
belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar
dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise,
yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 24- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana
gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle
düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance
Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası,
arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan
aslî düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu
kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük
içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait
olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:
a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden
geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı,
işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet
biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.
Ayırma işlemi, kurumun genel idarî yapı şeması tespit
edildikten sonra yapılır.
Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin
ayıklama ve imhasından sonra yapılır
b) (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi
ile)Teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında
kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilatında ise
kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı
tespit edilmesi işlemine geçilir.
Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve
alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.
c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem
itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir
araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl
evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve
vesaik ile birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın,
dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek
ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını
kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır.
Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası
alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan
sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet
olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik,
kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre,
kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki
hususlar göz önüne alınır:
i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe
doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve
vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul
uygulanır.
ii) Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan
evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak
bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en
sonuna, toplu olarak konulur.
iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî
tarihe çevrilerek alınır.
iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “ay” olarak
üç parçaya bölünerek, “Evâil”, “Evâsıt” ve “Evâhir”
tabirleri ile kullanıldığından; “Evâil” yazılı olanlar,
ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, “Evasıt”
yazışı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden
sonraya; “Evâhir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın
30 uncu gününden sonraya konulur.
Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait
oldukları yılın en sonuna konulur.
v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî
tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın,
ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur.
Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde
gösterilir.
e) (Değişik paragraf 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 3
üncü maddesi ile)Ayırma neticesinde, arşiv
malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına
kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden,
lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın
ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak
suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim
Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların
belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında
damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör
Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası"
bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.
“Kutu Numarası” bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar
içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara
yazılır.
“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara
verilecek müteselsil numara yazılır.
“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya
yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası
yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar
1'den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer
Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından ,
evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra
Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı,
sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine
yazı yazılmaz.
f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak
evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm
Formu” (Ek: 2) konacaktır.
g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak
için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği
kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan
etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak
Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir.
Bu etiketlerde (Ek:3), “Dosya Numarası” hanesine, bir
kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları
ile,ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya
gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra
Numarası” dahil, “İşlem yılı” kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi
arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik
için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön
yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve
dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak
ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç
ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması
bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı”
hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş
kısım bırakılır.
h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama
sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam
ettirilir.
ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi
tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her
evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün,
mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri
içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klâsörlere) konmuş
olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve
madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir
yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil
soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru
teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol
taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere
yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin
uygun bir yerine asılır
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen
evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki
malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı,
vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.
Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde
bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki
saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının
Hazırlanması
Madde 26- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin
kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta
bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları
hazırlanır.
Kurum Arşivinden Yararlanma
Madde 27- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 inci madde
hükümleri saklıdır.
Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi
Madde 28- (Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)Kurum
arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde
saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel
Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak,
hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter
Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en
geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne
devredilir.
(Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi ile)Elektronik
ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek
formatlara riayet edilir.
Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim
alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak
mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü
alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır.
Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi,
bu Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir.
Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun
Düzenlenmesi
Madde 29-
Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir.
Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, herbiri
için ayrı form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program,
model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses
bandı, damga vb. olduğu,
c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği
yıl,
d) “Teşkilât kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla
kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki
“kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka
teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde
verilen müteselsil sıra numarası,
f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı
tarih,
g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı
(gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),
ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa
açıklama,
i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı,
defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler
için de toplam adet,
j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi,
devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması
gerekli açıklamalar,
k) “Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra
numarası, yazılır.
DÖRDÜNCÜ KISIM
Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme,
Ayıklama ve İmha Komisyonları
İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme
Madde 30- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile)Cari
işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli
sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel
mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile
herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede
sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar,
malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği
zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına
kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.
İmha Edilecek Malzeme
Madde 31- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,
2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her
çeşit müsveddeler,
3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar
hariç),
4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî
kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde
bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar,
PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel,
adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet
defterleri ve havale fişleri,
5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan
yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları,
istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara
ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),
6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları
ve çoğaltılmış örnekleri,
7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir
sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite,
daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve
benzerlerinin fazla kopyaları,
9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan
yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta
bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve
diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi
maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin
fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve
kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların,
diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten,
sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve
malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan
malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal
edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve
muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler,
form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği
sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden
elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak
yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi
tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla
kopyaları,
14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için
yapılan her türlü yazışmalar,
16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra
imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri,
ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma
sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve
şikâyetler,
18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler
meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü
yazışmalar,
19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin
dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları,
imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve
duyuru cetvelleri,
21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış
(hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,
22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan
müteferrik yazışmalar,
23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve
cevapları,
24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması
mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,
değersiz oldukları takdir edilenler ile,
27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında
kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla
kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile
benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve
ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum
görülmeyenlerin,
İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha
Komisyonları”nca karar verilir.
Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha
Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum
görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası,
kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet
yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin
ayıklanmasına öncelik verilir.
Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli
sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal
ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi
ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi
tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal
ettirirler.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde 33- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv
hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve
yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arşiv
sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden
görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak
ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri
tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak
yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin
verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki
temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi
Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Mükellefler
bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer
almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da,
bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.
Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde
yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv
hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu
ünite âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv
sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir
memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi
ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili
daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek
kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve
tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4
kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.
Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3
kişiden teşkil olunur.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 34- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin
imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı
ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde
hükümleri saklıdır.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 35- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya
başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen
malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri
ayıklamaya tâbi tutarlar.
(Değişik fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi
ile)Komisyonlar
üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu
ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu
malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.
(Ek fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 7 nci maddesi ile)İmhası
reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca
yeniden gözden geçirilebilir.
BEŞİNCİ KISIM
İmha
İşlemleri
Ayıklama ve Tasnif
Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen
malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti,
aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası,
imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır
ve tasnif edilir.
İmha listesinin Düzenlenmesi
Madde 37- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği
birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki
tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere
iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha
listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve
üyeleri tarafından imzalanır.
(Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 3 üncü maddesi
ile)Mükellefler,
aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini
saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha
listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.
(Mülga üçüncü fıkra 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 8 inci
maddesi ile)
İmha listelerinin Kesinlik Kazanması
Madde 38- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 9 uncu
maddesi ile)
Kurum
arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra,
ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını
müteakip kesinlik kazanır.
(Değişik fıkra 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 4 üncü maddesi
ile)Taşra,
bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha
listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan
sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye
yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik
kazanır.
İmha şekilleri
Madde 39- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 10 uncu maddesi ile)
İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp
okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle
kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere
değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş
malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri
uygulanır.
İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
Madde 40- (Değişik 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 11 inci maddesi ile)
İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni
kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır.
Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.
İmha Tutanağı
Madde 41- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu
tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve
üyeleri tarafından imzalanır.
İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme
Madde 42- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla
ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde
bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi
birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.
Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle
saklanır.
Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği
Madde 43- Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri
konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler.
ALTINCI KISIM
Kamu
Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün
İş
birliği ve Münasebetleri
Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri
Madde 44- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 5 inci
maddesi ile)Mükellefler,
gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere
ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla
dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla
yükümlüdürler.
Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri
Madde 45- (Değişik 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 6 ncı
maddesi ile)
Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup, kurum
veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın
özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik
hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay
içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar.
Kanunî Dayanak
Madde 46- Bu Yönetmelik,10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı
Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek
Kabulü Hakkında Kanun'un 11 inci maddesi ile, 15/3/1988
tarih ve 316 sayılı Muhafazasına lüzum Kalmayan Evrak ve
Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde
Kararname'nin 6 ncı maddesine göre düzenlenmiştir.
Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
Madde 47- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler,
yürürlükten kaldırılmıştır.
Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Ek Madde 1- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci
maddesi ile)
Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden
arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve
devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket
veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle
muhafaza edilir.
Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv
işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan
hükümler uygulanır."
Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi
Ek Madde 2- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile)
Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde
bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler,
ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın,
mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü’ne devredilir.
Faaliyet Raporu
Ek Madde 3- (Ek 08/08/2001 tarihli Yönetmeliğin 12 nci maddesi ile)
Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili
bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek:6) ile,
müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü’ne gönderirler.
YEDİNCİ KISIM
Geçici Hükümler
Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum ve
kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler
sebebiyle, farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek
ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili olarak teşkil
olunacak komisyonlara, halen bu hizmeti yürüten kurum ve
kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması
sağlanır.
Geçici Madde 2- Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilâtlanmaları
sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş
ise, teşekkül ettiği aslî düzeninde; ayrı teşekkül etmiş
ise en son teşkilâtlanmaya göre, bu Yönetmeliğin 24 üncü
maddesi gereğince ayırımı ve kodlaması yapılır.
Geçici Madde 3- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait
yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut
yönetmeliklerinin uygulanmasına devam olunur.
Geçici Madde 4- (Ek 22/02/2005 tarihli Yönetmeliğin 7 inci
maddesi ile)Kurum
ve kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın
özelliğinden dolayı ilave hükümler ihtiva eden arşiv
yönetmelikleri, kendi yönergeleri yürürlüğe girinceye
kadar uygulanmaya devam eder.
SEKİZİNCİ KISIM
Son
Hükümler
Yürürlük
Madde 48- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 49- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür.
EKLER
Ek 1
Ek 2
Ek 3
Ek 4
Ek 5
Ek 6
|
