T.C.
B A Ş B A K A N L I K
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
Sayı : B.02.0.PPG.0.12-320-3802 24 MART 2005
Konu : Standart Dosya Planı
GENELGE
2005/7
Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik
ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan
belgelerin dosyalanmasında genel bir
yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu
belgelere kolay ve hızlı bir şekilde
erişim imkanı sağlamak amacıyla,
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nün koordinasyonunda “Standart
Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve
kamu kurum ve kuruluşlarının kendi “Ana
Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya
Planı”nı hazırlamaları, 11/06/2002 tarih
ve B.02.0.PPG.0.12-320-8880 sayılı yazı
ile talimatlandırılmıştır.
Ayrıca; tüm kamu kurum ve kuruluşları
tarafından ortaklaşa kullanılacak olan,
kurumların yardımcı hizmet, danışma ve
denetim birimlerine ait dosya
planlarının da Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından
hazırlanması öngörülmüş ve bu çalışma
sonuçlandırılarak, Genelge ekinde
bulunan “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”
hazırlanmıştır.
Söz konusu talimat doğrultusunda “Ana
Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya
Planı”nı hazırlayan kamu kurum ve
kuruluşları, bu dosya planlarına “Ortak
Alanlara Ait Dosya Planı”nı da eklemek
suretiyle dosya planlarını oluşturmuş
olacaklar ve Genelgenin yayımı
tarihinden itibaren uygulamaya
başlayacaklardır.
Ana hizmet birimlerine ilişkin dosya
planlarını henüz hazırlamamış bulunan
kurum ve kuruluşlar ise bu
yükümlülüklerini en kısa sürede yerine
getirecekler, ancak ortak alanlarda
belirtilen faaliyetler için “Ortak
Alanlara Ait Dosya Planı”nı uygulamaya
başlayacaklardır.
Belediyeler ve özel idarelerin ana
faaliyetlerine yönelik dosya planları
İçişleri Bakanlığınca, üniversitelerin
ana faaliyetlerine yönelik dosya
planları ise Yüksek Öğretim Kurulu
Başkanlığınca en kısa sürede
hazırlanarak Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğüne
gönderilecek, mezkûr Genel Müdürlükçe
onaylanmasını müteakip ortak alanlarla
birlikte tüm belediye, özel idare ve
üniversitelerde kullanılmaya
başlanacaktır.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Recep Tayyip ERDOĞAN
Başbakan
(25 MART 2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de
yayımlanmıştır.)
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA
Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi,
üstlenmiş oldukları görev ve
fonksiyonları en iyi şekilde yerine
getirecek verimli bir çalışma düzenini
oluşturmak ve bu sayede başarılı
olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili
bir yönetim anlayışı ile mümkündür.
Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde
ise, evrak, dosya ve arşiv gibi
hizmetler en önemli unsurları
oluşturmaktadır.
Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç
duyulan bilginin zamanında temini,
gerekse toplumun bilgi edinme hakkı
doğrultusunda talep edebileceği her
türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve
paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu
ortamların teşekkülü safhasında disiplin
altına alınması ile mümkündür. Bu ise,
kuralları önceden belirlenmiş bir
dosyalama sisteminin uygulanması ile
sağlanabilecektir.
Kurum ve kuruluşların büyük bir
bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde
önemle durulması gereken bir işlem
olarak görülmemiş; dosyalama
işlemlerinde birimler tamamen bağımsız
bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden
habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum
içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı
gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta
imkansız hale getirmiştir.
Dosyalama sistemlerinde standartlaşma,
kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına
imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve
kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke
çapında etkili ve verimli bir haberleşme
sisteminin kurulmasına zemin
oluşturacaktır. Dosyalama Hizmetlerinde
Standartlaşma ile;
-
Aynı konudaki belgelerin kamu kurum
ve kuruluşlarında aynı numaralarla
kodlanması sağlanmış olacaktır.
-
Standart dosya numaraları bütün kamu
kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu
ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve
belgeye kolay, doğru ve hızlı bir
şekilde ulaşılabilecektir.
-
Kurum ve kuruluşlar arasında
düzenli, süratli, etkili ve verimli
bir evrak, dosya ve haberleşme
sisteminin kurulmasında bütünlük ve
kolaylık sağlayacaktır.
-
Kurum ve kuruluşlar arasında evrak
ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi
ağlarının oluşturulması
çalışmalarına alt yapı
oluşturacaktır.
-
Kurum içi ve kurumlar arası evrak
akışı ve bilgi alışverişinin düzenli
ve hızlı bir şekilde yapılmasını
kolaylaştıracak ve verimliliği
artıracaktır.
-
Kurumların yazışma ve dosyalama
işlemlerinin standartlaşması,
arşivlerde toplanan belgelerin
düzenini de olumlu yönde
etkileyecek, belgelerin arşivlerde
ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve
hizmete sunulmasında büyük
kolaylıklar sağlayacaktır.
-
Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve
iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan
belge veya bilgi, aynı numarayı
taşıyan belgeler arasında daha kısa
bir sürede kolayca bulunabilecektir.
STANDART DOSYA PLANI
Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar
grubudur.
Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve
işlemleri sonucunda teşekkül eden
belgelerin, sistemli bir şekilde
dosyalanmasını sağlamak üzere önceden
hazırlanmış konu ve konu numaraları
envanteridir.
Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde
başlatılan “Standart Dosya Planı”
projesinin sonucu olup, planda;
-000-099 ve 600-999 rakamları ile
numaralandırılan alanlar, kurum ve
kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve
denetim birimlerinin görüş ve önerileri
doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü tarafından,
-100-599 rakamları ile numaralandırılan
alanlar ise, ana hizmet birimlerinin
görüş ve önerileri doğrultusunda kurum
ve kuruluşların “Standart Dosya Planı”
hazırlamakla görevli birimleri
tarafından,
hazırlanmıştır.
Kurumların teşkilat kanunlarında
“anahizmet birimi” olarak adlandırılan
birimlere ait faaliyetler ve bu
faaliyetlerle ilgili açılması gereken
dosyalar birimlerin adı veya ana
faaliyet adı zikredilmek suretiyle
100-599 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
Yardımcı hizmet, danışma ve denetim
birimi olarak nitelendirilen birimlere
(Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari
İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler
ile her kurum ve kuruluşta benzer
faaliyet yürüten birimlere (Dış
İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait
faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin
açılması gereken dosyalar ise, birim adı
belirtilmeksizin faaliyetin adı altında
600-999 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
Her birimde var olması muhtemel dosyalar
(mevzuat, faaliyet raporları,
istatistikler vb.) için 000-099 sayısal
aralığı kullanılmıştır.
Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait
belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile
açılacak dosyalarda toplanması
amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet
birimlerinde birliktelik sağlamanın
yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da
birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.
Planda, anahizmet birimi veya faaliyeti
adı altında ana konular; ana konuyla
ilgili tali konular ve tali konularla
ilgili daha alt konular birbirleri ile
olan ilgileri dikkate alınarak,
hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir
araya getirilmiş ve
numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet,
danışma ve denetim birimlerinde de bu
yapı korunmuş, ancak konular birim adı
yerine faaliyetin adı altında
sıralanmıştır.
Planda ana konular için 000 sayısal,
birinci, ikinci ve üçüncü alt konular
için 00 sayısal karakter kullanılmıştır.
Örneğin;
Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi
bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge
teşekkül etmesi durumunda ana konu adı
altında dosya açılmasını ve belgelerin
bu dosyada toplanmasını; faaliyetle
ilgili yoğun belge teşekkül etmesi
halinde ise, ana konu altında sıralanmış
alt konu başlıkları kullanılmak
suretiyle dosya açılmasını
hedeflemektedir.
Dosya planında yer alan konu numaraları,
hazırlanan yazının sayı bölümüne,
haberleşme kodundan hemen sonra (-)
işareti konularak yazılacaktır. Örnek;
Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı
kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar
belirlendiği kodlama olup, 1991/17
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
kullanılması mecburi kılınmıştır.
Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın
ilk adımını oluşturan haberleşme kodları
“Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil
etmektedir.
Dosya numarası, yazının konusunu ifade
ettiği gibi, işlemi biten yazının ait
olduğu dosyayı veya hangi dosyaya
konulacağını göstermektedir. Bu plan ile
yazıların “sayı” bölümünde bulunması
gereken ikinci unsur yani “dosya
numarası” uygulaması da sağlanmış
olacaktır.
DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Anahizmet birimlerinin faaliyetleri
neticesinde teşekkül eden belgelerin
dosyalanmasında, anahizmet birimi adı
veya anahizmet faaliyeti altında
listelenen konulardan faydalanılarak;
Yardımcı hizmet, danışma, denetim veya
genel konuları ihtiva eden belgelerin
dosyalanmasında ise, 000-099 ve 600-999
sayısal aralığında listelenen konulardan
faydalanılarak, dosya açılacaktır.
Planda, koyu renkle yazılı bulunan
konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu
numaralarla açılacak dosyalara, alt
konuları ihtiva eden yazılar
konulabilecektir.
Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı
ile ifadelendirilen konular ise,
kendinden önceki konuların hiç birini
ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir
alt konusu durumundaki yazıların
dosyalanması için kullanılacaktır.
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik,
alfabetik veya kronolojik ayırımının
gerektirdiği durumlarda, dosya planında
herhangi bir istisna getirilmemiş ise,
konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı
dosyalar açılabilecektir.
Dosya planında istisna getirilen
ayırımlara ilişkin kullanılacak
kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2”
bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların
gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2”
bölümünde verilen kısaltmalar dosya
numarasına yansıtılarak kullanılacak ve
ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.
Örnek-1: Ülkelere göre ayrı dosya
açılması gerektiğinde;
724.13.DE: Almanya ile Enerji Konusunda
İşbirliği 724.13.IQ: Irak ile Enerji
Konusunda İşbirliği
Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması
gerektiğinde;
622.01.06: Vatandaşların Talep ve
Şikayetleri (Ankara) 622.01.69:
Vatandaşların Talep ve Şikayetleri
(Bayburt)
Seri numarası alan (dava dosyaları,
muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi
daha da etkinleştirebilmek amacıyla “s”
kısaltması kullanılarak, belgenin seri
numarası dosya numarasına eklenecektir.
Örnek-1: Kararlar için;
050.02.02 S 54/351: 54/351 sayılı
Yönetim Kurulu Kararı
932.02 S 035: 35 numaralı
Satınalma Komisyon Kararı
Örnek-2: Dava dosyaları için;
641.2
S 2004/13: 2004/13 sayılı idari dava dosyası
641.3
S 2003/115: 2003/115 sayılı icra dava dosyası
Yazının dosya numarası, yazıyı
hazırlayan veya konunun uzmanı “evrak
memurları” tarafından dosya planı
doğrultusunda belirlenerek, yazıya
yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu
dosya numarası dikkate alınarak
dosyalanacaktır.
Anahizmet birimlerinin yardımcı hizmet,
danışma ve denetim birimlerinin
faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları
yazının dosya numarası, ortak alanlarda
ilgili faaliyet için hazırlanmış
planlardan en uygun konu tespit
edilerek, verilecektir. Bu yazı için
hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı
dosya numarası değiştirilme-den
kullanılacaktır.
Bir yazıya birden fazla dosya numarası
verilebileceği durumlarda, konuya en
yakın numara, yazının dosya numarası
olacaktır.
Kurumdaki hizmet birimlerinde
birliktelik sağlamak amacıyla aynı
konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya
numarası ile açılacak dosyalarda
toplanacaktır. Birimler aynı konudaki
yazılar için farklı dosya numaraları
kullanmayacaklardır.
Kurum ve kuruluşlar, dosya planının
hedeflenen amaçları doğrultusunda
kullanımını gerçekleştirebilmek,
uygulamaları takip etmek ve denetlemek
üzere dosya planından sorumlu bir birim
belirleyeceklerdir.
Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya
numarasına hızlı bir biçimde ulaş-mayı
amaçlamakta olup, ilgili bölümler
incelenmeden yazıya kesinlikle dosya
numarası verilmeyecektir.
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir
yazı gönderildiği veya geldiği zaman
açılacaktır.
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem
sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki
yazılar” adı altında açılacak dosyada
biriktirilmeli; işlemin tamamlanması
halinde ise, ilgileri ile bir araya
getirilerek, asıl dosyasına
konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile beraber
dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri
kabarık ise, ekler yazılarından
ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil
sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda,
yazılardan eklere, eklerinden yazılara
gönderme yapılmalıdır.
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı
tanımlayan “Kurum adı veya rumuzu”,
“Birim adı veya rumuzu”, “Dosya
numarası”, “Konu adı” ve “yılı” gibi
unsurlar mutlaka yazılmalıdır(Ek-3).
Dosya üzerinde bulunması gereken
unsurların tatbikinde kurum içinde
birliktelik sağlanması amacıyla,
dosyalama hizmetlerinden sorumlu
birimler gerekli girişimlerde
bulunacaktır.
Dosya numaraları, dosyanın konusunu
belirlemenin yanısıra, dosyaların
arşivde raf üzerinde bulunması gereken
yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları
dikkate alınarak, hiyerarşik bir
bütünlük içinde saklanacaktır.
Dosyaların bu şekilde saklanması,
birbirleri ile ilgili konulara ait
dosyaların bir arada bulunmasını
sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde
yapılacak tasnif işlemlerinde
uygulanacak “asli düzen”in kendiliğinden
oluşumuna da temel teşkil edecektir.
Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde,
önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci
maddesi hükmüne göre uygunluk
kontrolünden geçirerek, birim arşivine
devredeceklerdir. Devir işlemlerinde,
dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli
düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.
Uygunluk kontrolü esnasında,
birleştirilmesi veya ayrılması gereken
dosyalar birleştirilecek veya
ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma
işlemlerinde, açılmış bulunan
dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate
alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden
dolayı dosyada yapılan düzenleme,
dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa
sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli
düzeltmeler yapılacaktır.
Dosyaların ünite, birim ve kurum
arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi,
devri vb. arşiv işlemlerinde
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik ve Kurumların kendi arşiv
yönetmelik hükümlerine
uyulacaktır.
Dosya planında, yeni konuların açılması,
mevcut olanların kaldırılması ya da
düzeltilmesi gerektiği durumlarda,
düzenlenmesi gereken alan;
-Anahizmet birimlerinin
numaralandırıldığı 100-599 sayısal
aralığında ise, dosya planından sorumlu
birim haberdar edilerek, bu birimlerce,
-Yardımcı hizmet, danışma ve denetim
birimlerinin numaralandırıldığı 000-099
ile 600-999 sayısal aralığında ise,
kurum veya kuruluşların dosya
planlarından sorumlu birimlerin Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar
etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe,
uygun görülen düzeltmeler
yapılabilecektir.
Üniversite, belediye ve özel idarelerin
ana hizmet birimleri faaliyetlerini
ihtiva eden dosya planlarında yeni
konuların açılması, mevcut olanların
kaldırılması yada düzeltilmesi gerektiği
durumlarda, belediyeler ve özel idareler
için İçişleri Bakanlığı; üniversiteler
için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı
haberdar edilmek suretiyle uygun görülen
düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar,
bahis konusu dosya planlarını web
sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı
kuruluşlarca güncel dosya planının
takibini ve kullanımını
sağlayacaklardır.
Dosya planında “Diğer” adı ile ifade
edilen dosya numaraları kullanılarak
açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince
incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle
plana eklenmesi zorunlu görülen konular
belirlenecektir.
Dosya planları için öngörülen
değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar”
www.basbakanlik.gov.tr ve
www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye
sunulacak olup, bu alanlarla ilgili
düzeltmeler anında uygulayıcılar
tarafından takip edilebilecektir.
EK: 2 İllere Göre Kısaltmalar
EK 3: Örnek Dosya ve Klasör Etiketi
|
TC BAŞBAKANLIK |
|
ÖZELLEŞTİRME İDARESİ
BAŞKANLIĞI |
|
10-04 |
|
101.02 |
|
TEKEL |
|
K020 |
|
2007 |
Ek: 4 Dosya Muhteviyatı Döküm Formu
T.C.
BAŞBAKANLIK
ÖZELLEŞTİRME İDARESİ BAŞKANLIĞI
DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU
|
Sıra No |
Tarih |
Sayı |
|
|
|
|
|
|
|
|
Konusu |
Adedi |
Açıklamalar |
|
|
|
|
|
|
|
NOT: Dosya Muhteviyatı Döküm Formu dosya
içindeki yazışmalar için
kullanılacaktır. Her bir dosya için ayrı
düzenlenecek olup, bu form birim
arşivinden kurum arşivine devir
işlemlerinde kolaylık sağlayacaktır.
ANA HİZMET BİRİMLERİ DOSYA PLANI KULLANIMI
Başbakanlık Standart Dosya Planı
Genelgesi ekindeki açıklamalarda;
Kurumların teşkilat kanunlarında “anahizmet birimi” olarak
adlandırılan birimlere ait faaliyetler
ve bu faaliyetlerle ilgili açılması
gereken dosyalar birimlerin adı veya ana
faaliyet adı zikredilmek suretiyle
100-599 sayısal aralığında
numaralandırılmıştır.
Denmiştir.
Buna göre İdaremizce 100-249 sayısal
aralığı kullanılmış, 599’a kadar olan
aralığın kullanılması ise, daha sonra
açılması gündeme gelebilecek olan
dosyalar için bekletilmektedir.
Buna göre;
100-149 Özelleştirme İşlemleri İle
İlgili İşler
150-199 Sermaye Piyasaları İle İlgili
İşler
200-249 İstihdam ve Sosyal Hizmetlerle
İlgili İşler
Özelleştirme kapsamındaki şirketler için
harf kodu kullanılmıştır. Şirket adının
baş harfi ile üç haneli rakamdan oluşan
kodlar Standart Dosya Planı sonuna
eklenmiştir.
Kit’ler, Bağlı Ortaklıkları, Bankalar,
İştirakler, Yarım Kalmış Tesisler ve
Varlıklar şu şekilde kodlanmıştır.
K = Kamu İktisadi Teşebbüsleri
B = Bağlı Ortaklıklar
F = Bankalar
İ = İştirakler
Y = Yarım Kalmış Tesisler
V = Varlıklar
Buna göre Tekel’le ile ilgili bir
yazışma yapılacağı zaman şu şekilde
kodlama yapılacaktır:
4. Proje Grup Başkanlığı (10-04)
Sayı:
B.02.1.ÖİB.0 .
10-04–
101.02
S
K020
4. kutu içindeki S kodu Standart dosya
numarasından sonra özel bir Seri
kodunun geldiğini bildirmektedir. K020
İdaremizce TEKEL’e ayrılmış bir
kodlamadır ve yazışmalarda bu kodlar
kullanılacaktır.
Hukuk Müşavirliği (61)
TEKEL’le ilgili Dava Dosyaları
konusunda, Hukuk Müşavirliği şu şekilde
dosya numarası belirleyecektir.
Sayı:
B.02.1.ÖİB.0 .
61–
641.02
S
K020
Soru Önergeleri (610)
Soru Önergeleri Strateji Geliştirme
İşlerinde sayılmasına rağmen Tüm
Başkanlıklarımızın ortak konularından
biridir. Tekel ile ilgili bir soru
önergesi için yapılacak olan yazışma
sayısı şu şekilde belirlenecektir:
Strateji Geliştirme Başkanlığı (65)
Sayı:
B.02.1.ÖİB.0 .
65 -
610 S
K020
4. Proje Grup Başkanlığı (10-04)
Sayı:
B.02.1.ÖİB.0 .
10-04 -
610 S
K020
Böylece bu soru önergesinin Tekel’e ait
olduğu ve Tekel dosyasına konması
gerektiği anlaşılacaktır.
Ancak Başbakanlık Genelgesi ekindeki
Standart Dosya Planında;
Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet
ile ilgili az sayıda belge teşekkül
etmesi durumunda ana konu adı altında
dosya açılmasını ve belgelerin bu
dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili
yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise,
ana konu altında sıralanmış alt konu
başlıkları kullanılmak suretiyle dosya
açılmasını hedeflemektedir.
Denmektedir. Buna göre yıl içinde Tekel
ile ilgili az sayıda soru önergesi yazan
birimler K020 kodunu yazışmalarda
kullanmasına rağmen ayrı bir dosya açmak
yerine Soru Önergeleri genel dosyası
içinde, diğer şirketlerle ilgili soru
önergeleri ile birlikte
dosyalayabilecektir.
